In Kanada bezieht sich die Lohn- und Gehaltsabrechnung auf die Vergütung, die der Arbeitgeber jedem Arbeitnehmer für einen bestimmten Zeitraum und zu einem bestimmten Datum zahlen muss. In der Regel wird diese Aufgabe von einem Buchhalter oder der Personalabteilung wahrgenommen. Kleinere bis mittlere Unternehmen können diese Verantwortung jedoch auch einer spezifischen Person übertragen, die mit der Berechnung der Lohn- und Gehaltsabrechnung für das gesamte Unternehmen betraut ist.
Einrichtung eines Gehaltsabrechnungssystems in Kanada
Erlangung einer Geschäftsnummer (BN)
Zunächst ist der Erwerb einer Geschäftsnummer (Business Number, BN) von der kanadischen Steuerbehörde (Canada Revenue Agency, CRA) notwendig. Diese Nummer ermöglicht es Ihnen, gesetzliche Abzüge wie Einkommenssteuer, Arbeitsversicherung (EI) und Beiträge zum kanadischen Rentenplan (CPP) zu verwalten. Bestehende BN-Inhaber können ihre Dienste aktualisieren und ein Lohnkonto bei der CRA einrichten.
Gesundheitssteuer für Arbeitgeber (EHT)
Je nach Provinz ist die Registrierung für die Employer Health Tax (EHT) obligatorisch. Unternehmen in Ontario beispielsweise müssen sich beim Finanzministerium der Provinz anmelden. Die EHT-Sätze in Ontario hängen von der Höhe der Lohnsumme ab und liegen zwischen 0,98 % und 1,98 %.
Sicherheit am Arbeitsplatz und Versicherung
Die Anmeldung bei der Provinzbehörde für Sicherheit und Versicherung am Arbeitsplatz (Workplace Safety and Insurance Board) ist unerlässlich, insbesondere in Ontario, wo diese innerhalb von zehn Tagen nach Einstellung des ersten Mitarbeiters geschehen muss. Die Anforderungen und Prämien variieren je nach Branche und Standort.
Festlegung der Abrechnungshäufigkeit
Nachdem Sie die Anforderungen der Provinz erfüllt haben, legen Sie die Häufigkeit der Gehaltsabrechnung fest. Übliche Optionen sind:
- Wöchentlich: Geeignet für kleine Unternehmen mit stundenweise beschäftigten Arbeitnehmern.
- Zweiwöchentlich: Standard für die meisten professionellen Umgebungen, in denen sowohl Festangestellte als auch stundenweise beschäftigte Arbeiter tätig sind. Bei einer zweiwöchentlichen Bezahlung gibt es zwei Monate im Jahr, in denen Mitarbeiter drei Gehaltszahlungen empfangen.
- Halbmonatlich: Mitarbeiter werden 2x im Monat bezahlt. Oft bevorzugt für Festangestellte.
- Monatlich: Weniger üblich, wird für leitende Angestellte oder Auftragsverkäufer verwendet.
Optionen für die Gehaltsabrechnung
Arbeitgeber können die Lohn- und Gehaltsabrechnung intern oder über Drittanbieter abwickeln. Drittanbieter gewährleisten die Einhaltung der Vorschriften, die Genauigkeit und rechtzeitige Zahlungen und reduzieren gleichzeitig den Verwaltungsaufwand.
Erforderliche Mitarbeiterinformationen
Unabhängig davon, ob die Lohn- und Gehaltsabrechnung intern oder über einen Dienstleister abgewickelt wird, sollten Sie die wichtigsten Mitarbeiterdaten erfassen:
- Vollständiger Name, aktuelle kanadische Adresse, Sozialversicherungsnummer (SIN), Einstellungsdatum und Geburtsdatum.
- Angaben zur Bezahlung (Gehalt oder Stundensatz) und zu den Steuerabzügen auf Bundes- und Provinzebene.
Abzüge und Berichterstattung
Stellen Sie sicher, dass Abzüge wie Angestelltenversicherungsprämien, Rentenversicherungsbeiträge und Einkommensteuer korrekt berechnet und an die Canada Revenue Agency, die kanadische Steuerbehörde, überwiesen werden.
Überweisungsprozeduren
Überweisen Sie die Abzüge elektronisch oder über Papierbelege an die CRA und stellen Sie sicher, dass die Überweisungsfristen eingehalten werden. Neue Arbeitgeber beginnen in der Regel als reguläre Überweiser, mit der Option, zu vierteljährlichen oder beschleunigten Überweisungsklassifizierungen überzugehen.
Buchführung
Bewahren Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungen gemäß den Richtlinien der CRA sicher im Unternehmen oder zu Hause auf. Die Aufzeichnungen müssen für Prüfungen der Einhaltung der Vorschriften und für die Berichterstattung leicht zugänglich sein.
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